Scomporre il testo usando Excel: 7 passaggi (con immagini)

2024 Autore: John Day | [email protected]. Ultima modifica: 2024-01-30 10:05

Questo tutorial ti mostrerà come dividere (nel gergo del computer, analizzare) il testo usando Excel. L'istruibile ti introdurrà ad alcuni dei comandi di gestione del testo in Excel. Questa istruzione sarà basata su Excel 2007, ma funzionerà in qualsiasi versione recente del software. La tecnica può essere applicata a una vasta gamma di dati.

Passaggio 1: crea il tuo elenco di nomi

Nella cella A1, inserisci l'intestazione della colonna Nome. Gli elenchi di frequente avranno nomi nella forma Last, First. Inserisci alcuni nomi con cui lavorare. Nel gergo informatico, un gruppo di caratteri di testo come i nostri nomi qui è chiamato stringa.

Passaggio 2: ritaglia gli spazi extra

Molte volte, gli elenchi di programmi per computer o copiati da pagine Web hanno spazi aggiuntivi. Excel ha una funzione chiamata TRIM che rimuove gli spazi extra; se ci sono due o più spazi nel mezzo di una stringa, Excel li elimina tutti tranne uno e se ci sono più spazi alla fine della stringa, Excel li rimuove tutti. Per utilizzare la funzione, inserisci l'intestazione TRIMMED nella cella B1, quindi inserisci la formula =TRIM(A2). Per mostrare come funziona la funzione, nota nell'immagine che ho aggiunto degli spazi davanti al nome, Jane. La funzione TRIM rimuove tutti gli spazi extra.

Passaggio 3: trova il carattere delimitatore

Per separare il cognome e il nome in celle diverse, dobbiamo trovare qualcosa che divida le due parti (in gergo informatico, questo si chiama delimitatore); nel nostro caso qui è una virgola. Per fare ciò utilizzeremo le funzioni stringa in Excel. Nella cella C1, inserisci l'intestazione Virgola e nella cella C2 inserisci la formula: = TROVA(", ", B2). In inglese, questa formula significa Cerca nella cella B2 e scopri dove si trova la virgola. Quando premi invio, la cella C2 restituirà il numero 6 (se il nome nella cella B2 è Smith, Jane) che è la posizione della virgola nella stringa. Eseguiamo la funzione sul nome tagliato.

Passaggio 4: trovare il nome

Ora è il momento di trovare il nome. Per fare ciò, useremo una funzione chiamata MID, che viene utilizzata per estrarre parti di una stringa dal MIDdle della stringa. Nella cella D1, inserisci l'intestazione F_Name. Dove inizia il nome? Bene, poiché sappiamo che la virgola è nella posizione 6 (il numero restituito nella colonna Virgola) e c'è uno spazio (ricorda, abbiamo tagliato la stringa) il nome deve iniziare due posizioni dopo la virgola (una per lo spazio dopo, poi un'altra per la prima lettera del nome). Nella cella D2 inserisci la formula =MID(B2, C2+2, 100) e premi invio. Dovresti vedere Jane nella cella. Ecco come la formula verrebbe tradotta in inglese: prendi la stringa nella cella B2, inizia 2 caratteri dopo la virgola e tira fuori 100 caratteri. Dicendo a Excel di prendere 100 caratteri, stiamo dicendo di prendere tutto dal carattere 8 alla fine della stringa; se c'è 1 carattere o 100 Excel otterrà tutto.

Passaggio 5: trovare il cognome

Ora per il cognome. Questa volta useremo la funzione LEFT, che estrae il testo dal lato sinistro della stringa (nome geniale, eh?). Nella cella E1, inserisci l'intestazione L_Name. Allora dove finisce il cognome? Sappiamo che la virgola è in posizione sei in questo esempio, quindi il cognome deve terminare con 1 carattere prima. Nella cella E2 inserisci la formula = SINISTRA (B2, C2-1) e premi invio. Dovresti vedere Smith. Tradotta la formula dice: prendi il numero nella cella C2 e sottrai 1; prendi quel numero di caratteri dal lato sinistro della stringa nella cella B2.

Passaggio 6: copia le formule

Copia le tue formule hard-built per elaborare il resto dei nomi evidenziando le celle da B2 a E2. Noterai che nell'angolo in basso a destra della selezione c'è una piccola scatola nera; tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, seleziona la piccola casella nera e trascina verso il basso (quando il mouse passa sopra il punto corretto, si trasformerà in un segno "più"). Tieni premuto il pulsante sinistro del mouse e trascina verso il basso fino a raggiungere l'ultima riga di nomi nell'elenco e rilascia il pulsante sinistro del mouse.

Passaggio 7: conclusione

Ora non vuoi formule, vuoi nomi. Abbiamo quasi finito. Evidenzia le celle da D2 a E6. All'interno dell'area evidenziata, fai clic con il pulsante destro del mouse. Il bordo dovrebbe cambiare in una linea tratteggiata in movimento. Seleziona Copia dal menu di scelta rapida. Quindi, di nuovo con il tasto destro del mouse all'interno dell'area evidenziata, ma questa volta seleziona Incolla speciale. Fare clic sul pulsante di opzione Valori e selezionare OK. Controlla qualsiasi cella che avesse una formula (come D2 o E5); la formula dovrebbe essere stata sostituita dal risultato della formula. Fare clic sulla A nella parte superiore della colonna A e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse trascinare sulla colonna C. Fare clic con il tasto destro del mouse nell'area evidenziata e selezionare Elimina; ti verrà lasciato il tuo elenco di nomi con il nome e il cognome in colonne diverse. Questa è una tecnica flessibile che puoi applicare a molte situazioni. Divertiti!