Creazione di una macro in Microsoft Excel: 7 passaggi

2024 Autore: John Day | [email protected]. Ultima modifica: 2024-01-30 10:02

Hai problemi a lavorare con i set di dati in Excel? Trascorrere troppo tempo a preparare i dati e non abbastanza tempo ad analizzarli? Ho usato abitualmente le macro all'interno di Excel per abbreviare il processo di creazione di modelli di dati efficaci, quindi ho deciso che è un buon momento per insegnare agli altri come utilizzare questo strumento accurato. L'utilizzo efficace delle macro su processi tempestivi farà risparmiare molto tempo alla tua azienda, in cambio di un risparmio di denaro.

Le macro sono essenzialmente programmi che crei in Excel attraverso un processo generalmente noto come "Codifica visiva". Fondamentalmente, premi "Registra macro", quindi mostri i passaggi intermedi e i calcoli fino a ottenere il prodotto finale, quindi termini la registrazione. Ora, ogni volta che i dati di input sono disposti allo stesso modo della macro originale, puoi premere quel pulsante e il prodotto finale verrà realizzato immediatamente.

Ho creato un elenco fittizio di ordini di acquisto e le informazioni relative al prezzo e ai contanti ricevuti. Attraverso il processo che sto per mostrarti, ho creato una macro per inserire i dati in un foglio di calcolo professionale con un clic di un pulsante. Il foglio di calcolo finalizzato può analizzare quali conti hanno ancora un saldo residuo e il numero totale di conti per un determinato periodo. Sentiti libero di prendere la mia macro e personalizzarla in base alle esigenze della tua azienda.

Avvertenza prima di iniziare:

Le macro sono una funzione complessa di Excel. Non consiglio agli utenti principianti di Excel di tentare di creare una macro, prima imparare a lavorare all'interno di Excel e una volta acquisita una solida conoscenza di come utilizzare Excel e le varie funzioni, provare a creare macro. Detto questo, questo istruibile è fatto assumendo che i lettori capiscano come operare all'interno di Excel

Forniture

• Accesso a Microsoft Office ed Excel
• Una comprensione generale di come usare Excel

Passaggio 1: Passaggio 1: Compila i dati e inizia a registrare la macro

Prima immagine:

Organizza i dati che vuoi includere nella tua tabella su un foglio di calcolo excel. Una volta che tutto è in Excel, devi registrare la macro. Con le macro ottieni solo un tentativo, quindi ti consiglio di esaminarlo completamente prima di tentare.

Seconda immagine:

Per registrare la macro, dovrai attivare la scheda sviluppatore, per farlo vai su File> Opzioni> Personalizza barra multifunzione quindi seleziona la scheda Sviluppatore e fai clic su "OK".

Terza immagine:

Ora che hai la scheda Sviluppatore nella barra multifunzione, fai clic sulla scheda Sviluppatore, quindi fai clic su "Registra macro". Crea un titolo adatto al contenuto del file e premi "OK", tutto dopo questo passaggio sarà il processo di registrazione della macro fino al passaggio in cui si conclude. Nota anche che tutte le celle evidenziate in giallo servono a guidarti attraverso questa istruzione NON inserirla nel tuo documento, poiché altererà la macro.

Passaggio 2: Passaggio 2: Crea tabella e modello per il foglio finale

Prima immagine:

Per prima cosa crea una copia della scheda aperta in modo da avere schede identiche aperte. Torna alla scheda originale e seleziona i dati che desideri organizzare. Crea una tabella con intestazioni e aggiungi alcune righe di spazio sopra, ho fatto 5 righe.

Seconda immagine:

Crea un titolo in alto e crea una casella che conterrà le cifre di controllo. Le cifre dell'assegno per questo modello sono "Numero di clienti" e "Contanti ancora da riscuotere". Per quanto riguarda l'organizzazione di questo modello, puoi farlo per favore, ma tieni presente che il mio istruibile è specifico per il layout che ho scelto.

Passaggio 3: Passaggio 3: costruire la prima figura di controllo

Questo passaggio è abbastanza semplice; tuttavia, un errore qui può far sì che la cifra di controllo non funzioni nella macro finale. Nella casella accanto alla cella "Numero di clienti", crea una formula "CONTEGGIO" per sommare il numero di celle in una singola riga della tabella. Ho scelto di contare le celle che ho evidenziato in giallo. Inoltre, è bene notare che anche la mia formula completa è nella parte superiore dell'immagine.

Passaggio 4: Passaggio 4: creare una seconda figura di controllo

Attenzione, questi due passaggi successivi sono estesi e possono creare confusione, quindi leggi attentamente. Da qui in poi le mie istruzioni saranno specifiche per il mio modello di dati. Se hai bisogno di un processo diverso, usa il mio come riferimento ma non come modello accurato al 100%, perché potrebbe non funzionare per il tuo file.

Prima immagine:

Vai alla seconda scheda della cartella di lavoro (la scheda copiata)

Nella colonna J crea una nuova riga intitolata "Quantità rimanente". Nella cella J2 (cella evidenziata sopra) inserisci la formula = G2-H2 e copiala nel resto delle celle. Torna alla scheda originale con il modello di lavoro.

Seconda immagine:

Nella cella E4, crea una nuova formula per il totale della colonna Importo a sinistra dalla pagina copiata prima. La barra della formula mostra la formula finita.

Passaggio 5: Passaggio 5: contanti non riscossi dal cliente

Per creare un'immagine che mostri quali clienti hanno ancora saldi in sospeso, sarà necessario creare una tabella separata.

Prima immagine:

Per iniziare, torna alla scheda copiata, mostrata sopra. Per la nuova tabella vorremo solo le informazioni per i clienti con un saldo in sospeso. Prima nelle colonne "L" e "M" intitolarli rispettivamente "Nome" e "Cognome". Quindi nella cella L2 digita la formula = SE ($ J2> 0, A2, ""). Questa formula scritta afferma, se la cella J2 è maggiore di 0, quindi mostra il valore nella cella A2, se non è maggiore di 0 lascia la cella vuota.

Assicurati che quando fai riferimento alla cella J2 metti un segno di dollaro ($) davanti alla J, questo ci consente di copiare correttamente i dati su altre celle. Il segno $ mantiene il riferimento nella colonna "J" ma consente alle righe di cambiare di conseguenza. Quindi copia la formula nel resto delle celle nella colonna "L" e "M" (cerchiata sopra).

Seconda immagine:

Per estrarre con precisione il valore in contanti, utilizziamo un valore simile ai nomi precedenti. Questa volta crea una formula che indichi, =IF(J2>0, J2, ""). L'unica differenza in questa formula è che se il valore è maggiore di zero, vogliamo i dati da "Quantità rimanente". Copia questi dati nel resto delle celle.

Terza immagine:

Quindi copia i nuovi dati dalla scheda copiata, quindi vai alla scheda modello e fai clic con il pulsante destro del mouse sotto la tabella (non importa dove). Dopo aver fatto clic con il tasto destro, guarda sotto le opzioni di incolla e scegli "Incolla valori", questo incolla solo i numeri e non le formule.

Quarta immagine:

Crea un filtro per la tabella e scegli una delle intestazioni. Fare clic sul menu a discesa e selezionare filtra tutti tranne gli spazi vuoti. Una volta che il filtro è a posto, i numeri delle righe verranno visualizzati in blu, ho evidenziato le celle in giallo per renderlo più semplice. Seleziona le righe blu ed elimina queste righe. Una volta eliminate le righe, cancella il filtro come mostrato di seguito:

Passaggio 6: Passaggio 6: finalizzare il modello

Per rendere più professionali i dati Contanti non riscossi per cliente, formattare i dati come una tabella. Una volta completato, aggiungi un titolo alla tabella e fai clic su "Unisci e centra" per uniformarlo alla tabella. In caso contrario, assicurati che i numeri siano formattati in "Contabilità" per mostrare i simboli del dollaro e gli importi in centesimi. A questo punto la macro è completa e il prodotto finale dovrebbe assomigliare a questo:

Passaggio 7: Passaggio 7: terminare la macro

Vai alla scheda "Sviluppatore" nella barra multifunzione e fai clic sul pulsante "Interrompi registrazione". A questo punto la macro è terminata e pronta per essere utilizzata!

Quando utilizzerai la macro in futuro, se i dati iniziali sono disposti come nel passaggio 1, la macro dovrebbe funzionare perfettamente! Segui attentamente questi passaggi e ti prometto che Excel. Buona fortuna!